E-Mail-Weihnachtsgrüße an die Kundschaft – Image fördernd?

Überlegen Sie genau, wem Sie auf welchem Weg Ihre Festtagsgrüße senden wollen. Weihnachtspost via E-Brief, E-Mail, SMS oder Fax eignet sich nur sehr eingeschränkt. Wählen Sie einen dieser Wege nur, wenn Sie die Vorlieben für moderne Medien der Empfangsperson kennen. Entscheiden Sie sich im Zweifelsfall besser für den traditionellen Postweg.

Das gilt auch für Weihnachtsgrüße an die Kundschaft. So schnell und bequem eine E-Mail an einen großen Verteiler auch sein mag: Unter Umständen schaden Sie damit Ihrem Firmenimage mehr, als dass es gesteigert wird. So kann es bei den Angeschriebenen großen Unmut auslösen, wenn durch einen offenen E-Mail-Verteiler bekannt wird, dass sie zum Kunden- oder Lieferantenkreis eines Unternehmens gehören. Wenn überhaupt dieser Weg gewählt wird, ist es angebracht, den Versand über den Bcc-(Blind-Kopie-)Verteiler vorzunehmen. Empfehlenswerter bleibt nach wie vor der Postweg, weil eine Karte oder ein Brief einen nachhaltigeren und persönlicheren Eindruck hinterlässt.

 Quelle: Arbeitskreis Umgangsformen International (AUI)

Sascha Lobo via Spiegel Online: “Wer gute Manieren hat, braucht keine Verbote”

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Die Diskussion darüber, was im Internet “erlaubt” und “verboten” sein sollte, ist in vollem Gange und wird sicher noch eine Weile andauern. Ein Artikel von Sascha Lobo bringt die Diskussion aus meiner Sicht ein gutes Stück voran. Er schreibt z. B.

Eine Gesellschaft funktioniert nur über die Einsicht, bestimmte Dinge freiwillig nicht zu tun – unabhängig von gesetzlichen Verboten und staatlicher Kontrolle. “Das Gewissen eines jeden Bürgers ist sein Gesetz”, schrieb Thomas Hobbes 1651. Wenn auf einem bepflanzten Mittelstreifen die Blumen nicht massenweise abgerissen werden, dann liegt das kaum an der Furcht, dafür ins Gefängnis zu wandern.

Er greift damit eine zentrale Idee der modernen Umgangsformen auf. Es geht eben gerade nicht darum, etwas zu “verbieten” oder zu “erlauben”, sondern um von der Mehrheit akzeptierte und gewollte Werte und Grundsätze, die das Zusammenleben für alle leichter machen.

Über Kurz oder Lang wird auch im Internet eine Gesellschaft entstehen, die ähnliche Umgangsformen benötigt wie unsere “Offline-Gesellschaft”. Und es greift auch aus meiner Sicht zu kurz, diese Diskussion immer nur mit Blick auf diejenigen zu führen, die sich nicht an diese Grundsätze halten wollen oder können. Oder, wie Sascha Lobo das sehr direkt ausdrückt:

Einen gewissen Anteil an Idioten verträgt die Gesellschaft.

Viel spannender und zielführender ist doch die Debatte, in welcher Online-Gesellschaft wir leben wollen. Welche Gebote legen wir diesem neuen Miteinander zugrunde? Hier steigt Lobo mit diesem Artikel mitten rein in den Ring.

Für mich gelten online die selben Gebote wie offline. Ich freue mich über eine freundlichen Anruf genauso wie über einen netten Eintrag auf meiner Pinwand. Wenn ich mich im Restaurant beschwere mache ich das ebenso höflich wie sachlich, werde aber ebenso auch meine Freude über das gute Essen oder den zuvorkommenden Service mitteilen. Eine Online-Bewertung freut jeden seriösen Geschäftsmann, auch wenn sie mal kritisch ist, aber sie sollte eben nicht aus der Feigheit heraus entstehen, nur weil man sich “offline” nicht getraut hat. Und genauso, wie ich Geheimnisse von Bekannten und Freunden nicht weitererzähle veröffentliche ich auch keine Fotos, die die Gezeigten blosstellen.

Sicher, im Augenblick verstecken sich viele noch hinter der möglichen Anonymität im Internet. Vieles schreibt sich leichter, wenn man sicher ist, nicht erkannt zu werden. Doch  vergessen wir nicht, dass dadurch Menschen ihre Meinung kund tun können, selbst wenn sie nicht in einem freiheitlich-demokratischen Land leben. Wer hingegen ständig und ohne Not durch die Online-Vorgärten anderer User stapft, wird sich über kurz oder lang ohnehin selbst ins Abseits stellen. Auch ohne Verbote. Noch einmal Lobo:

Das Ziel muss es sein, dass die Mehrheit im Netz ein Gefühl für richtig und falsch bekommt und freiwillig danach handelt, ohne dass dahinter ein bewaffneter Sheriff steht; das Ziel ist eine digitale Gesellschaft der Freiwilligkeit.

Link zum Artikel “Wer gute Manieren hat, braucht keine Verbote” von Sascha Lobo auf Spiegel Online

“Bussi Bussi” im Büro

Das Thema “Bussi Bussi” ist ein Dauerthema wenn es um Grüßen und Begrüßen geht. Hier ist, besonders im beruflichen Kontext, viel Fingerspitzengefühl gefragt, will man Gewohnheiten im Kollegium oder im Freundeskreis ändern.

Auf sueddeutsche.de war hier am 8. August unter anderem zu lesen,

«Ab sofort gilt: Küssen verboten. Zumindest im Büro.»

Ein “Benimm-Trainer” schwingt sich hier auf, Erwachsenen zu erklären, was “verboten” und “erlaubt” ist. Aus meiner Sicht braucht es das nicht, noch dazu ist für die Betroffenen die Sache damit leider noch längst nicht erledigt. Denn es fehlen Vorschläge und Tipps, wie man sich geschickt aus der Affäre zieht, ohne z. B. dem Chef bzw. der Chefin auf die Füsse zu treten. Wir finden, dass das etwas zu kurz gegriffen ist und holen das an dieser Stelle nach.

  • Suchen Sie sich einen günstigen Zeitpunkt aus, der möglichst unabhängig von so einer Bussi-Bussi-Situation ist. Wer gerade “im Anflug” ist wird nicht erfreut sein, wenn Sie ihm oder ihr entgegen rufen: “Das ist verboten!”
  • Je nach Betriebsklima könnte so ein Artikel auch auf der Tagesordnung einer Besprechung landen. Es spricht nichts dagegen einmal in die Runde zu fragen, ob wirklich alle glücklich sind mit dieser Art der Begrüßung. Passen Sie auf, dass es nicht persönlich wird.
  • Wie im Artikel richtig dargestellt sind es häufig Frauen, die sich durch diese Art der Begrüßung unkomfortabel fühlen. Wenn es vor allem “der Chef” oder “der eine Kollege” ist, der Ihnen hier zu aufdringlich ist, müssen Sie, bitte, abwägen, was Ihnen wichtiger ist. Sie haben das unbedingte Recht, Ihre Grenze zu ziehen und zu sagen: Bis hier hin und nicht weiter. Aber bedenken Sie die Konsequenzen. Akzeptieren Sie, auch wenn Sie im Recht sind, dass Sie nach dem Gespräch vorübergehend oder dauerhaft mit schlechter Stimmung oder Schlimmerem konfrontiert werden? Oder ist Ihnen das Betriebsklima, Ihr Verhältnis zu der Person wichtiger? Das ist eine schwere Frage, die leider nur Sie beantworten können. Denn Sie tragen auch die Konsequenzen.
  • Sollten Sie sich für ein Gespräch entscheiden: Auch hier sprechen Sie die Person möglichst in Ruhe und unter vier Augen an. Fragen Sie, ob Sie etwas persönliches mit ihm (oder ihr) besprechen können. Anrufe oder hereinkommende Mitarbeitende sollten wenn möglich vermieden werden.
  • Reden Sie über sich. Aussagen wie: “Die anderen Kolleginnen sehen das auch so” sind nicht hilfreich. Sie können übrigens ruhig beginnen mit dem Hinweis, dass Ihnen das Gespräch unangenehm ist. Häufig ist das schon der erste Eisbrecher und das Gespräch verläuft viel entspannter als Sie es erwarten.
  • Kein Gesetz zwingt Sie übrigens, zu Begründen, warum Sie nicht mit “Bussi Bussi” begrüßt werden möchten. Dennoch erleichtern Sätze wie die folgenden die Akzeptanz:
    • “Es hat nichts mit Ihnen persönlich zu tun, ich fühle mich einfach besser, wenn ich von Kollegen mit einem freundlichen Handschlag begrüßt werde”
    • “Ich bin es einfach nicht gewöhnt, so begrüßt zu werden und würde mich freuen, wenn wir uns auf eine Alternative verständigen könnten”
    • “Ich bin neu hier, deshalb fällt es mir schwer, mich auf dieses Ritual einzustellen. Ich habe mich entschlossen, dass ich nur enge Freunde und Familienangehörige so begrüße. Habe ich eine Chance, Sie um eine Alternative zu bitten, ohne dass ich Ihnen auf den Schlips trete/sie kränke/ich mich gleich bei Ihnen unbeliebt mache?”

Wir von umgangsformen.de wünschen Ihnen viel Erfolg!

Vorsicht: Nicht überall, wo Knigge draufsteht, ist auch Knigge drin!

„Knigge“ steht sowohl als Thema wie auch als Synonym für „gutes Benehmen“ hoch im Kurs. Doch längst nicht alles, was unter seinem Namen heutzutage passiert, würde Adolph Freiherrn Knigge erfreuen, wenn er es erlebte. Die meisten Menschen haben keine Ahnung, worum es ihm wirklich ging, und dass er keineswegs ein „Regelbuch der Etikette“ geschrieben hat. Er wollte eine Hilfe dazu geben, sinnlose Konflikte zu vermeiden und schrieb vorrangig über die Grundsätzlichkeiten des guten Umgangs mit Menschen.

Eine seiner wichtigsten Thesen dazu:

„Enthülle nie auf unedle Art die Schwächen Deiner Nebenmenschen, um Dich zu erheben! Ziehe nicht ihre Fehler und Verirrungen an das Tageslicht, um auf ihre Unkosten zu schimmern!“

Diese echten Knigge-Sätze sind auch heute noch einer der wichtigsten Bausteine im Fundament guter Umgangsformen. Wer sich als „Knigge-Experte“ bezeichnet und seine Qualifikation zum Beispiel damit belegen will, dass er Prominente im Internet als „echte Blindgänger in Sachen Anstand“ darstellt, kann den wahren Geist Knigges nur missverstanden haben.

Quelle: Arbeitskreis Umgangsformen International (AUI)

Rauchen im Freien

Durch die Gesetze zum Nichtraucherschutz wird, besonders in den Sommermonaten, weit mehr auf der Straße geraucht als früher. Dort rauchend herumzugehen, ist für Frauen wie Männer unelegant und kann zudem andere gefährden.

Deshalb werden rücksichtsvolle Menschen darauf verzichten. Wenn auf der Straße geraucht wird, geschieht das am besten an einem Ort, an dem Asche und Kippe entsorgt werden können, ohne die Umwelt zu verschmutzen. Ist kein Standascher vorhanden, hilft ein verschließbarer Taschenaschenbecher, für die Sauberkeit zu sorgen.

An anderen Orten im Freien, etwa im Biergarten oder Straßencafé, ist es höflich, andere am Tisch, sofern diese nicht rauchen, zu fragen, ob das Rauchen störe. Das gilt auch dann, wenn dort Aschenbecher stehen. Im Hausflur eines Mietshauses zu rauchen, ist mit Blick auf die dort Wohnenden rücksichtslos.

Quelle: Arbeitskreis Umgangsformen International (AUI)

Elektronische Post – kurz, schnell und schroff?

E-MAIL-VERKEHR

Elektronische Post – kurz, schnell und schroff?

Gerade mal was mailen – wozu sollte man dabei über Höflichkeit oder Umgangsformen-Regeln nachdenken. Schließlich ist eine E-Mail neben SMS die zurzeit schnellste Kommunikations-Möglichkeit. Da kann es doch wohl egal sein, wie eine solche Ruck-Zuck-Botschaft formuliert und gestaltet ist. Wer so denkt, wird mit ziemlicher
Sicherheit in E-Mail-Fettnäpfchen treten.

Falsche Wortwahl oder Anrede; ungeschickte, vorschnelle oder gar kränkende Formulierungen; ein nachlässig aufgesetzter Text: Solche unüberlegten “Schnellschüsse” können die Empfängerin oder den Empfänger brüskieren. Zumindest stören sie die gute Kommunikation – ganz gleich, ob per Brief oder als E-Mail verschickt. Die Grundsatz-Empfehlung lautet deshalb: Wählen Sie für eine E-Mail den Stil, den die jeweilige Mitteilung auf einem anderen Übermittlungsweg haben würde. Auch die digitale Korrespondenz wirkt besser, wenn sie sich an die Grundregeln der Höflichkeit hält. Dazu zählt auch, regelmäßig den Posteingang zu sichten.

Der 12-Punkte-E-Mail-Knigge

1. Anrede

Verzichten Sie bei einer E-Mail nicht auf die Anrede. Achten Sie auch hier, wie bei einem Brief, auf die korrekte Schreibweise und – falls vorhanden – akademische Grade und Titel. Wählen Sie die Form der Anrede, die Sie für die jeweilige Person auch im “guten, alten Brief” verwenden würden. Beispiel: Einer relativ fremden
Geschäftspartnerin, die Sie im Brief mit “Sehr geehrter Frau Dr. Beispiel” anschreiben würden, mailen Sie “Hallo Frau Beispiel”. Die Ausnahme: Nur wenn eine Arbeitsgruppe in ständigem E-Mail-Kontakt steht, etwa bei der Veränderung oder Korrektur eines gemeinsamen Projekts, ist es nicht unhöflich, keine Anrede dazuzusetzen (siehe auch Punkt 10, Grüße)

2. Duzen oder Siezen?

Aus den Anfängen der elektronischen Kommunikation stammt die Gepflogenheit, jede Person einfach zu duzen. Das ist längst überholt. Auch hier gilt: Duzen Sie in einer E-Mail nur diejenigen, die Sie sonst in Schrift und Sprache auch duzen würden.

3. Abkürzungen

So schnell eine E-Mail auch versendet werden kann: Nehmen Sie sich beim Verfassen die Zeit, Wörter auszuschreiben. Abkürzungen – vorrangig missverständliche – sind in keiner Form der Korrespondenz empfehlenswert. Besonders verpönt sind sie bei Grüßen (siehe auch Punkt 10, Grüße) und bei der Anrede. “SgDuH” – soll heißen: “Sehr geehrte Damen und Herren” – “ehrt” in einer E-Mail sicher niemanden der Angeschriebenen.

4. Groß- Klein- und Rechtschreibung

Ein komplett in Kleinbuchstaben geschriebener Text ist sehr lese-unfreundlich. Wörter oder ganze Sätze in Großschreibung können – ähnlich wie bei einem Chat – als “Anschreien” empfunden werden. Verfassen Sie deshalb eine E-Mail wie jedes andere Schriftstück in “normaler” Rechtschreibung. Und: Achten Sie darauf, dass Ihre E-Mail frei von Rechtschreibfehlern ist. Solche Patzer wirken auf andere – je nach Einstellung – zwischen “nachlässig” bis “dumm”.

5. Betreff

In einem modernen Geschäftsbrief ist es nicht mehr üblich, das Wort “Betreff” oder die abgekürzte Form “Betr.” vor diese Zeile zu setzen. Bei modernen E-Mail-Programmen steht das Wort bereits vor der Zeile, wird dennoch nicht wiederholt. Wichtig ist, dass Sie den Betreff so aussagekräftig wie möglich formulieren. So kann die angemailte schnell und individuell entscheiden, wie dringend oder wichtig die E-Mail für sie ist. Höflichkeit bedeutet auch, Rücksicht auf das Zeitbudget anderer zu nehmen.

6. Smileys

In privaten E-Mails sind Smileys (-Emotions-) witzige Beigaben zum Text. In offiziellen Geschäftsbriefen haben sie nichts zu suchen. Im beruflichen Bereich sind sie mit Vorsicht zu platzieren und nur in vertrauten Geschäftsbeziehungen angebracht, etwa zwischen gut bekannten Kolleginnen.

7. Verteilerkreis richtig wählen

Wegen des bereits genannten Zeitfaktors gilt es als unhöflich, alle möglichen Mitmenschen mit E-Mail-Informationen “zuzumüllen”, die für sie unwichtig sind. Rücksichtnahme bedeutet in diesem Fall: Rauben Sie anderen nicht die Zeit, indem Sie – es ist ja so herrlich bequem! – einen großen Verteilerkreis wählen.

8. Antwortfrist richtig einschätzen

Im Betreff einer dringenden, umgehenden Antwort zu erbitten, wenn dies nicht zwingend erforderlich ist – “es ist halt nötig, den Menschen etwas Druck zu machen, damit man bald eine Antwort bekommt!” – grenzt an Unverschämtheit. Außerdem: Wer so etwas von jemandem mehrmals erlebt, wird sowieso nicht mehr prompt reagieren. Der Schuss kann also auch nach hinten losgehen. Bleiben Sie deshalb bei der Darstellung der Dringlichkeit ehrlich. Und: Erwarten Sie bitte nicht automatisch, dass eine E-Mail nur deshalb, weil Sie so schnell ankommt, auch innerhalb von Minuten beantwortet werden müsste. Es kann nun mal nicht jeder Mensch bei jeder eingehenden E-Mail alle anderen Arbeiten unterbrechen, um sofort zu reagieren. Die Antwortfrist richtete sich – wie bei Briefen, Faxen oder Telefonaten – nach der Wichtigkeit des Inhalts einer E-Mail.

9. Zwischenbescheid

Verzögert sich eine Antwort – sei es durch Abwesenheit oder vorrangige, dringende Aufgaben – ist es höflich, einen Zwischenbescheid zu mailen. Nutzen Sie dafür ruhig auch die bei vielen E-Mail-Programmen vorhandenen automatischen Kurzmitteilungen.
10. Grüße
Ebenso wie eine höfliche E-Mail eine Anrede braucht (siehe auch Punkt 1), gehört auch ein Gruß dazu. Wählen Sie ihn passend zu Ihrem (Firmen-) Image und zu Ihrer Beziehung zur jeweiligen Person. Beispiel: Es grüßt Sie für heute; Beste Grüße; Mit freundlichem (herzlichem) Gruß nach Berlin (Stadt der oder des Angemailten); Schöne Grüße aus Bielefeld (Absende-Stadt); Mit frühlingshaften (sonnigen) Gruß aus/nach … Eine – nicht nur bei E-Mails – weit verbreitete Gruß-Unsitte ist das “MfG” – Mit freundlichen Grüßen. Wer sich nicht einmal die paar Sekunden Zeit nimmt, diese drei Wörter auszuschreiben widerspricht dem Ausspruch “Freundlichkeit”. Verzichten Sie deshalb auch in einer E-Mail besser auf dieses Kürzel.

11. Anhang / Anlagen

Versenden Sie große Anlagen nur, wenn die Empfängerin oder der Empfänger sie wirklich braucht oder gewünscht hat. Es kann sehr störend sein, wenn ein E-Mail-Anschluss mit einer langen Übertragung blockiert ist.

12. Tabu und Anlass beachten

Eine Kondolenz-E-Mail ist – wie ein solches Fax – tabu. Hier bleibt nach wie vor ein (möglichst handgeschriebener) Brief die optimale Wahl. Überlegen Sie auch bei anderen Anlässen, ob der Übermittllungsweg per E-Mail angebracht ist. Besonders ältere Menschen empfinden einen E-Mail-Glückwunsch schnell als unqualifiziert. Auch für offizielle Glückwünsche im geschäftlichen Bereich – etwa ein Geschäftsjubiläum – ist diese Übermittlungsform wenig geeignet. Gleiches gilt für formelle oder feierliche Einladungen wie zu einer Hochzeit – oder anderen Jubiläen. Greifen Sie in solchen Fällen lieber auf Briefe oder Karten zurück.

Quelle: Arbeitskreis Umgangsformen International (AUI)