“Sie haben gefälligst zurückzumailen!”

Wenn eine E-Mail keinerlei weitere Kontaktmöglichkeit enthält, ist die Empfangsperson dazu gezwungen, auf diesem Weg zu reagieren. Besonders, wenn es um Auskünfte oder Erklärungen geht, von denen ausschließlich der fragende Mensch einen Nutzen hat, ist dieser Zwang zu einer schriftlichen Antwort rücksichtslos. Vielleicht möchte jemand die Information viel lieber telefonisch übermitteln, um Zeit zu sparen, was durch die Suche nach der Telefonnummer bereits wieder zunichte gemacht würde.

Deshalb ist es höflich, eine weitere Kontaktmöglichkeit anzugeben. Im privaten Bereich ist dies lediglich unter Bekannten, im Freundeskreis sowie unter Familienmitgliedern überflüssig. Schreibt eine Privatperson zum Beispiel an Firmen, Ämter oder Institutionen, gehört wie im Geschäftsleben die Signatur mit mindestens einer Telefonnummer sowie der kompletten Adresse zu jeder E-Mail.

 Quelle: Arbeitskreis Umgangsformen International (AUI)

E-Mail-Weihnachtsgrüße an die Kundschaft – Image fördernd?

Überlegen Sie genau, wem Sie auf welchem Weg Ihre Festtagsgrüße senden wollen. Weihnachtspost via E-Brief, E-Mail, SMS oder Fax eignet sich nur sehr eingeschränkt. Wählen Sie einen dieser Wege nur, wenn Sie die Vorlieben für moderne Medien der Empfangsperson kennen. Entscheiden Sie sich im Zweifelsfall besser für den traditionellen Postweg.

Das gilt auch für Weihnachtsgrüße an die Kundschaft. So schnell und bequem eine E-Mail an einen großen Verteiler auch sein mag: Unter Umständen schaden Sie damit Ihrem Firmenimage mehr, als dass es gesteigert wird. So kann es bei den Angeschriebenen großen Unmut auslösen, wenn durch einen offenen E-Mail-Verteiler bekannt wird, dass sie zum Kunden- oder Lieferantenkreis eines Unternehmens gehören. Wenn überhaupt dieser Weg gewählt wird, ist es angebracht, den Versand über den Bcc-(Blind-Kopie-)Verteiler vorzunehmen. Empfehlenswerter bleibt nach wie vor der Postweg, weil eine Karte oder ein Brief einen nachhaltigeren und persönlicheren Eindruck hinterlässt.

 Quelle: Arbeitskreis Umgangsformen International (AUI)

Sascha Lobo via Spiegel Online: “Wer gute Manieren hat, braucht keine Verbote”

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Die Diskussion darüber, was im Internet “erlaubt” und “verboten” sein sollte, ist in vollem Gange und wird sicher noch eine Weile andauern. Ein Artikel von Sascha Lobo bringt die Diskussion aus meiner Sicht ein gutes Stück voran. Er schreibt z. B.

Eine Gesellschaft funktioniert nur über die Einsicht, bestimmte Dinge freiwillig nicht zu tun – unabhängig von gesetzlichen Verboten und staatlicher Kontrolle. “Das Gewissen eines jeden Bürgers ist sein Gesetz”, schrieb Thomas Hobbes 1651. Wenn auf einem bepflanzten Mittelstreifen die Blumen nicht massenweise abgerissen werden, dann liegt das kaum an der Furcht, dafür ins Gefängnis zu wandern.

Er greift damit eine zentrale Idee der modernen Umgangsformen auf. Es geht eben gerade nicht darum, etwas zu “verbieten” oder zu “erlauben”, sondern um von der Mehrheit akzeptierte und gewollte Werte und Grundsätze, die das Zusammenleben für alle leichter machen.

Über Kurz oder Lang wird auch im Internet eine Gesellschaft entstehen, die ähnliche Umgangsformen benötigt wie unsere “Offline-Gesellschaft”. Und es greift auch aus meiner Sicht zu kurz, diese Diskussion immer nur mit Blick auf diejenigen zu führen, die sich nicht an diese Grundsätze halten wollen oder können. Oder, wie Sascha Lobo das sehr direkt ausdrückt:

Einen gewissen Anteil an Idioten verträgt die Gesellschaft.

Viel spannender und zielführender ist doch die Debatte, in welcher Online-Gesellschaft wir leben wollen. Welche Gebote legen wir diesem neuen Miteinander zugrunde? Hier steigt Lobo mit diesem Artikel mitten rein in den Ring.

Für mich gelten online die selben Gebote wie offline. Ich freue mich über eine freundlichen Anruf genauso wie über einen netten Eintrag auf meiner Pinwand. Wenn ich mich im Restaurant beschwere mache ich das ebenso höflich wie sachlich, werde aber ebenso auch meine Freude über das gute Essen oder den zuvorkommenden Service mitteilen. Eine Online-Bewertung freut jeden seriösen Geschäftsmann, auch wenn sie mal kritisch ist, aber sie sollte eben nicht aus der Feigheit heraus entstehen, nur weil man sich “offline” nicht getraut hat. Und genauso, wie ich Geheimnisse von Bekannten und Freunden nicht weitererzähle veröffentliche ich auch keine Fotos, die die Gezeigten blosstellen.

Sicher, im Augenblick verstecken sich viele noch hinter der möglichen Anonymität im Internet. Vieles schreibt sich leichter, wenn man sicher ist, nicht erkannt zu werden. Doch  vergessen wir nicht, dass dadurch Menschen ihre Meinung kund tun können, selbst wenn sie nicht in einem freiheitlich-demokratischen Land leben. Wer hingegen ständig und ohne Not durch die Online-Vorgärten anderer User stapft, wird sich über kurz oder lang ohnehin selbst ins Abseits stellen. Auch ohne Verbote. Noch einmal Lobo:

Das Ziel muss es sein, dass die Mehrheit im Netz ein Gefühl für richtig und falsch bekommt und freiwillig danach handelt, ohne dass dahinter ein bewaffneter Sheriff steht; das Ziel ist eine digitale Gesellschaft der Freiwilligkeit.

Link zum Artikel “Wer gute Manieren hat, braucht keine Verbote” von Sascha Lobo auf Spiegel Online

Elektronische Post – kurz, schnell und schroff?

E-MAIL-VERKEHR

Elektronische Post – kurz, schnell und schroff?

Gerade mal was mailen – wozu sollte man dabei über Höflichkeit oder Umgangsformen-Regeln nachdenken. Schließlich ist eine E-Mail neben SMS die zurzeit schnellste Kommunikations-Möglichkeit. Da kann es doch wohl egal sein, wie eine solche Ruck-Zuck-Botschaft formuliert und gestaltet ist. Wer so denkt, wird mit ziemlicher
Sicherheit in E-Mail-Fettnäpfchen treten.

Falsche Wortwahl oder Anrede; ungeschickte, vorschnelle oder gar kränkende Formulierungen; ein nachlässig aufgesetzter Text: Solche unüberlegten “Schnellschüsse” können die Empfängerin oder den Empfänger brüskieren. Zumindest stören sie die gute Kommunikation – ganz gleich, ob per Brief oder als E-Mail verschickt. Die Grundsatz-Empfehlung lautet deshalb: Wählen Sie für eine E-Mail den Stil, den die jeweilige Mitteilung auf einem anderen Übermittlungsweg haben würde. Auch die digitale Korrespondenz wirkt besser, wenn sie sich an die Grundregeln der Höflichkeit hält. Dazu zählt auch, regelmäßig den Posteingang zu sichten.

Der 12-Punkte-E-Mail-Knigge

1. Anrede

Verzichten Sie bei einer E-Mail nicht auf die Anrede. Achten Sie auch hier, wie bei einem Brief, auf die korrekte Schreibweise und – falls vorhanden – akademische Grade und Titel. Wählen Sie die Form der Anrede, die Sie für die jeweilige Person auch im “guten, alten Brief” verwenden würden. Beispiel: Einer relativ fremden
Geschäftspartnerin, die Sie im Brief mit “Sehr geehrter Frau Dr. Beispiel” anschreiben würden, mailen Sie “Hallo Frau Beispiel”. Die Ausnahme: Nur wenn eine Arbeitsgruppe in ständigem E-Mail-Kontakt steht, etwa bei der Veränderung oder Korrektur eines gemeinsamen Projekts, ist es nicht unhöflich, keine Anrede dazuzusetzen (siehe auch Punkt 10, Grüße)

2. Duzen oder Siezen?

Aus den Anfängen der elektronischen Kommunikation stammt die Gepflogenheit, jede Person einfach zu duzen. Das ist längst überholt. Auch hier gilt: Duzen Sie in einer E-Mail nur diejenigen, die Sie sonst in Schrift und Sprache auch duzen würden.

3. Abkürzungen

So schnell eine E-Mail auch versendet werden kann: Nehmen Sie sich beim Verfassen die Zeit, Wörter auszuschreiben. Abkürzungen – vorrangig missverständliche – sind in keiner Form der Korrespondenz empfehlenswert. Besonders verpönt sind sie bei Grüßen (siehe auch Punkt 10, Grüße) und bei der Anrede. “SgDuH” – soll heißen: “Sehr geehrte Damen und Herren” – “ehrt” in einer E-Mail sicher niemanden der Angeschriebenen.

4. Groß- Klein- und Rechtschreibung

Ein komplett in Kleinbuchstaben geschriebener Text ist sehr lese-unfreundlich. Wörter oder ganze Sätze in Großschreibung können – ähnlich wie bei einem Chat – als “Anschreien” empfunden werden. Verfassen Sie deshalb eine E-Mail wie jedes andere Schriftstück in “normaler” Rechtschreibung. Und: Achten Sie darauf, dass Ihre E-Mail frei von Rechtschreibfehlern ist. Solche Patzer wirken auf andere – je nach Einstellung – zwischen “nachlässig” bis “dumm”.

5. Betreff

In einem modernen Geschäftsbrief ist es nicht mehr üblich, das Wort “Betreff” oder die abgekürzte Form “Betr.” vor diese Zeile zu setzen. Bei modernen E-Mail-Programmen steht das Wort bereits vor der Zeile, wird dennoch nicht wiederholt. Wichtig ist, dass Sie den Betreff so aussagekräftig wie möglich formulieren. So kann die angemailte schnell und individuell entscheiden, wie dringend oder wichtig die E-Mail für sie ist. Höflichkeit bedeutet auch, Rücksicht auf das Zeitbudget anderer zu nehmen.

6. Smileys

In privaten E-Mails sind Smileys (-Emotions-) witzige Beigaben zum Text. In offiziellen Geschäftsbriefen haben sie nichts zu suchen. Im beruflichen Bereich sind sie mit Vorsicht zu platzieren und nur in vertrauten Geschäftsbeziehungen angebracht, etwa zwischen gut bekannten Kolleginnen.

7. Verteilerkreis richtig wählen

Wegen des bereits genannten Zeitfaktors gilt es als unhöflich, alle möglichen Mitmenschen mit E-Mail-Informationen “zuzumüllen”, die für sie unwichtig sind. Rücksichtnahme bedeutet in diesem Fall: Rauben Sie anderen nicht die Zeit, indem Sie – es ist ja so herrlich bequem! – einen großen Verteilerkreis wählen.

8. Antwortfrist richtig einschätzen

Im Betreff einer dringenden, umgehenden Antwort zu erbitten, wenn dies nicht zwingend erforderlich ist – “es ist halt nötig, den Menschen etwas Druck zu machen, damit man bald eine Antwort bekommt!” – grenzt an Unverschämtheit. Außerdem: Wer so etwas von jemandem mehrmals erlebt, wird sowieso nicht mehr prompt reagieren. Der Schuss kann also auch nach hinten losgehen. Bleiben Sie deshalb bei der Darstellung der Dringlichkeit ehrlich. Und: Erwarten Sie bitte nicht automatisch, dass eine E-Mail nur deshalb, weil Sie so schnell ankommt, auch innerhalb von Minuten beantwortet werden müsste. Es kann nun mal nicht jeder Mensch bei jeder eingehenden E-Mail alle anderen Arbeiten unterbrechen, um sofort zu reagieren. Die Antwortfrist richtete sich – wie bei Briefen, Faxen oder Telefonaten – nach der Wichtigkeit des Inhalts einer E-Mail.

9. Zwischenbescheid

Verzögert sich eine Antwort – sei es durch Abwesenheit oder vorrangige, dringende Aufgaben – ist es höflich, einen Zwischenbescheid zu mailen. Nutzen Sie dafür ruhig auch die bei vielen E-Mail-Programmen vorhandenen automatischen Kurzmitteilungen.
10. Grüße
Ebenso wie eine höfliche E-Mail eine Anrede braucht (siehe auch Punkt 1), gehört auch ein Gruß dazu. Wählen Sie ihn passend zu Ihrem (Firmen-) Image und zu Ihrer Beziehung zur jeweiligen Person. Beispiel: Es grüßt Sie für heute; Beste Grüße; Mit freundlichem (herzlichem) Gruß nach Berlin (Stadt der oder des Angemailten); Schöne Grüße aus Bielefeld (Absende-Stadt); Mit frühlingshaften (sonnigen) Gruß aus/nach … Eine – nicht nur bei E-Mails – weit verbreitete Gruß-Unsitte ist das “MfG” – Mit freundlichen Grüßen. Wer sich nicht einmal die paar Sekunden Zeit nimmt, diese drei Wörter auszuschreiben widerspricht dem Ausspruch “Freundlichkeit”. Verzichten Sie deshalb auch in einer E-Mail besser auf dieses Kürzel.

11. Anhang / Anlagen

Versenden Sie große Anlagen nur, wenn die Empfängerin oder der Empfänger sie wirklich braucht oder gewünscht hat. Es kann sehr störend sein, wenn ein E-Mail-Anschluss mit einer langen Übertragung blockiert ist.

12. Tabu und Anlass beachten

Eine Kondolenz-E-Mail ist – wie ein solches Fax – tabu. Hier bleibt nach wie vor ein (möglichst handgeschriebener) Brief die optimale Wahl. Überlegen Sie auch bei anderen Anlässen, ob der Übermittllungsweg per E-Mail angebracht ist. Besonders ältere Menschen empfinden einen E-Mail-Glückwunsch schnell als unqualifiziert. Auch für offizielle Glückwünsche im geschäftlichen Bereich – etwa ein Geschäftsjubiläum – ist diese Übermittlungsform wenig geeignet. Gleiches gilt für formelle oder feierliche Einladungen wie zu einer Hochzeit – oder anderen Jubiläen. Greifen Sie in solchen Fällen lieber auf Briefe oder Karten zurück.

Quelle: Arbeitskreis Umgangsformen International (AUI)